DESAIN DAN STRUKTUR DESAIN ORGANISASI

Karakteristik kelompok dan Kepemimpinan

STRUKTUR DAN DESAIN ORGANISASI

A.        STRUKTUR ORGANISASI

Struktur adalah cara sesuatu disusun atau dibangun organisasi yang merupakan suatu wadah berkumpulnya minimal dua orang untuk mencapai sebuah tujuan.

Struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.

B.        DESAIN ORGANISASI

 Selain memiliki struktur, organisasi juga memiliki desain organisasi.

desain organisasi, Ivancevich (2008) mendefinisikannya sebagai proses penentuan keputusan untuk memilih alternatif kerangka kerja jabatan, proyek pekerjaan, dan departemen.

DIMENSI STRUKTUR ORGANISASI

1.    KOMPLEKSITAS

        Kompleksitas adalah Kompleksitas merujuk pada tingkatan diferensiasi yang ada di dalam sebuah organisasi. , mempertimbangkan tingkat diferensiasi yang ada dalam organisasi termasuk di dalamnya tingkat spesialisasi atau tingkat pembagian kerja, jumlah tingkatan di dalam hirarki organisasi serta tingkat sejauh mana unit-unit organisasi tersebar secara geografis.

3 BENTUK DIFERENSIASI :

Diferensiasi Horisontal, merujuk pada tingkat diferensiasi antara unit-unit berdasarkan orientasi para anggotanya, sifat dari tugas yang mereka laksanakan dan tingkat pendidikan dan pelatihannya. Semakin banyak jenis pekerjaan yang ada dalam organisasi yang membutuhkan pengetahuan dan keterampilan yang istimewa, semakin kompleks pula organisasi tersebut.

Diferensiasi Vertikal, merujuk pada kedalaman struktur. Makin banyak tingkatan yang terdapat diantara top management dan tingkat hirarki yang paling rendah, makin besar pula terjadinya distorsi dalam komunikasi dan makin sulit mengkoordinasi pengambilan keputusan dari pegawai manajerial, serta makin sukar bagi top manajer untuk mengawasi kegiatan bawahannya.

Diferensiasi Spasial, merujuk pada tingkat sejauh mana lokasi kantor, pabrik dan personalia sebuah organisasi tersebar secara geografis. Diferensiasi dapat dilihat sebagai perluasan dari dimensi horizontal dan vertical, artinya adalah mungkin untuk memisahkan tugas dan pusat kekuasaan secara geografis. Pemisahan ini mencakup penyebaran jumlah dan jarak.

2.         FORMALISASI

Formalisasi yaitu sejauhmana organisasi menyandarkan dirinya pada peraturan dan prosedur untuk mengatur perilaku dari para pegawainya. Formalisasi merujuk pada tingkat sejauh mana pekejaan dalam organisasi itu distandarisasikan. Jika sebuah pekerjaan sangat diformalisasikan maka pemegang pekerjaan itu hanya mempunyai sedikit kebebasan mengenai apa yang harus dikerjakan, bilamana mengerjakannya dan bagaimana harus melakukannya.Dengan demikian formalisasi adalah suatu ukuran tentang standarisasi.

3.        SENTRALISASI VS DESENTRALISASI

        Sentralisasi, merujuk kepada tingkat dimana pengambilan keputusan dikonsentrasikan pada suatu titik tunggal di dalam organisasi. Konsentrasi yang tinggi menyatakan adanya sentralisasi yang tinggi, sedangkan konsentrasi yang rendah menunjukkan sentralisasi yang rendah atau yang disebut Desentralisasi. Dalam Sentralisasi harus memperhatikan  Sentralisasi hanya memperhatikan struktur formal dan bukan dengan organisasi informal.

Hambatan sentralisasi :

—  Hanya memperhatikan struktur formal.

—  Memperhatikan kebebasan dalam pengambilan keputusan.

—  Konsentrasi pada seseorang, unit atau tingkat.   

 Keuntungan desentralisasi :              

—    Setiap manajer mempunyai keterbatasan terhadap jumlah informasi

—   Dapat menanggapi perubahan dengan cepat.

—  Memberi masukan lebih rinci bagi pengambil keputusan.

Keuntungan sentralisasi :

—  Keputusan komprehensif yang akan diambil.

—  Penghematan dan lebih efektif

DEPARTEMENTALISASI

 PENGERTIAN DEPARTEMENTALISASI
       Departementalisasi adalah proses penentuan cara bagaimana kegiatan yang dikelompokkan.

Beberapa bentuk departementalisasi sebagai berikut :

1.      Fungsi

2.      Produk atau jasa

3.      Wilayah

4.      Langganan

5.       Proses atau peralatan

6.       Waktu

7.       Pelayanan

8.       Alpa – numeral

9.      Proyek atau matriks

DEPARTEMENTALISASI FUNGSIONAL

              Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi – fungsi yang sama atau kegiatan – kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Organisasi fungsional ini barangkali merupakan bentuk yang paling umum dan bentuk dasar departementalisasi. kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi- funsi utama, menciptakan efisiensi melalui spesialisasi, memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pegawai manajemen kepuncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi.
           
DEPARTEMENTALISASI DIVISIONAL

              Organisasi Divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk, wilayah (geografis), langganan, dan proses atau peralatan.
Struktur organisasi divisional atas dasar produk. setiap departemen bertanggung jawab atas suatu produk atau sekumpulan produk yang berhubungan (garis produk). Divisionalisasi produk adalah pola logika yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai teknologi pemrosesan dan metoda-metoda pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

Kebaikan-kebaikan struktur organisasi divisional dapat diperinci sebagai berikut :

1.      Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperlukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat.

2.       Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas.

3.       Tempat latihan yang baik bagi para manager strategik.

Kelemahah-kelemahan sturktur divisional secara lebih terperinci :

1.       Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.

2.       Dapat menimbulkan tidak konsistennya kebijakan antara divisi-divisi

    Departementalisasi sendiri dibagi atas beberapa macam yaitu :

—  Departementalisasi berdasarkan pelanggan
            Maksudnya perusahaan akan melakukan pembagian penjualan produk ke pelanggan,biasanya ada yang bagian produk laki-laki ataupun perempuan atau tua dan muda. Contohnya adalah pembagian penjualan produk Rexona ada pembagian untuk produk remaja, laki-laki , perempuan ataupun yang xtra berkeringat. Dengan dilakukannya pembagian ini penjualan akan lebih tepat sasaran dan efisien

—  Departementalisasi berdasarkan produk
            Maksudnya perusahaan akan mengelompokan departemen sesuai dengan kelompok produk yang dihasilkan misalkannya pembagian departeman barang untuk mengurusi produksi produk berupa barang dan departemen jasa untuk menangani produk yang berupa jasa.

—  Departementalisasi berdasarkan proses :

            Maksudnya pembagian departemen berdasrkan proses pengkerjaannya, misalnya pada perusahaan meubel dibagi atas divisi untuk pengolahan kayu mentah, divisi pembuatan kursi atau meubel kemudian divisi pengecatan

·      Departementalisasi berdasarkan geografis
            Maksudnya pembagian departeman berdasarkan lokasi penjualan produk misalnya departemen yang mengawasi di jawa dan Bali, di Kalimantan maupun di Sumatara

·      Departementalisasi berdasarkan fungsi
            Maksudnya pembagian departemann berdasarkan aktifitas perusahaan dalam menjalankan bisnisnya, misalnya departemen produksi, departemen penjualan, departemen pemasaran dan lain-lain
Setelah melakukan pembagian tugas, maka yang harus dilakukan adalah menetapkan hierarki pengambilan keputusan. Bagaimana dalam perusahaan perusahaan yang besar diperlukan cara penentuan pengambilaan keputusan karena tidak mungkin seorang presiden direktur melakukan pengambilan keputusan pada suatu masalah di cabang daerah.

            Oleh sebab itu maka dibentuklah tingkatan-tingkatan pada organisasi yang mana di tiap tingkatan tersebut terdapat seorang manajer yang dapat memberikan keputusan dan dapat bertanggung jawab kepada pemimpin di atasnya. Sehingga para menajer tersebut memiliki kewenagan untuk melakukan tugas atau misi yang direncanakan oleh organisasi atau perusahaan namun manajer tersebut juga boleh melakukan inovasi-inovasi agar divisi dipimpinnya dapat berkembang dengan syarat harus sesuai dengan misi perusahaan.

Model Desain Organisasi

Model desain organisasi adalah mekanisme-mekanisme formal pengelolaan suatu organisasi yang menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Desain mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi, desentralisasi dalam pembuatan keputu­san dan besaran satuan kerja.

1. Desain Organisasi Mekanistik.

• Proses kepemimpinan tidak mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan.
• Proses motivasi hanya menyadap motif fisik, rasa aman dan ekonomi melalui perasaan takut dan sanksi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir ke bawah dan cenderung terganggu tidak akurat.
• Proses interaksi bersifat tertutup dan terbatas, hanya sedikit pengaruh bawahan atas tujuan dan metode departemental.
• Proses pengambilan keputusan hanya di tingkat atas, keputusan Relatif.
• Proses penyusun tujuan dilakukan di tingkat puncak original, tanpa mendorong adanya partisipasi kelompok.
• Proses kendali dipusatkan dan menekankan upaya memperhalus kesalahan.

       2. Desain Organisasi Orgranik.

• Proses kepemimpinan mencakup persepsi tentang keyakinan dan kepercayaan antara atasan dan bawahan dalam segala persoalan.
• Proses motivasi berusaha menimbulkan motivasi melalui metode Partisipasi.
• Proses komunikasi berlangsung sedemikian rupa sehingga informasi mengalir secara bebas keseluruh orgranisasi yaitu ke atas ke bawah dan kesamping.
• Proses interaksi bersifat terbuka dan ekstensif, bai atasan ataupun bawahan dapat mempengaruhi tujuan dan metode partemental.
• Proses pengambilan keputusan dilaksanakan di semua tingkatan melalui proses kelompok.
• Proses penyusunan tujuan mendorong timbulnya partisipasi kelompok untuk menetapkan sasaran yang tinggi dan realistis.
• Proses kendali menyeber ke seluruh orgranisasi dan menekan pemecahan masalah dan pengendalian diri.

Desain organisasi yang efektif tidak dapat berpedoman pada teori sebagai satu cara terbaik, melainkan manajer harus menerima sudut pandang bahwa desain mekanistik atau desain organik lebih efektif bagi organisasi atau sub-sub unit di dalamnya.

3.Organisasi birokratik

Organisasi birokratik memiliki banyak kemiripan dengan organisasi mekanik. Dimensi kompleksitas dan formalisasinya sama sama tinggi, namun pembedanya pada sentralsasi yang rendah.

Desain Struktural Modern

                  Berikut ini akan diuraikan dan dianalisa berbagai model struktural lebih baru yang telah dirancang dan diimplemantasikan untuk menghadapi tantangan-tantangan tersebut.

ORGANISASI PROYEK

                  Organisasi-organisasi proyek semakin banyak digunakan dalam industri-industri dengan teknologi tinggi yang memerlukan perhatian besar terhadap perencanaan, penelitian dan pengembangan dan koordinasi. Sebagai contoh, proyek pengembangan produk baru, proyek perluasan bangunan pabrik, survei pasar dan sebagainya. Struktur proyek diciptakan bila manajemen mamutuskan untuk memusatkan sejumlah besar kekuatan dan sumber daya organisasi untuk suatu periode tertentu pada pencapaian suatu tujuan proyek khusus. Seorang manajer proyek mempunai wewenang lini untuk memimpim para anggota tim selama jangka waktu proyek. Setelah proyek selesai, tim dibubarkan,dan para anggota tim kembali ke departemen-Departemen fungsional asalnya.

                             

Berbagai Tipe Struktur Proyek

                  Ada beberapa macam bentuk struktur proyek. Bentuk pertama adalah organisasi proyek individual. Struktur ini hanya terdiri dari manajer proyek. Yang tidak mempunyai kegiatan-kegiatan atau personalia yang secara langsung melapor kepadanya. Tipe kedua adalah organisasi proyek staf.

Organisasi Matriks

Bila struktur proyek dilampiaskan diatas struktur fungsional , hasilnya adalah sebuah matriks. Kadang-kadang organisasi matriks (matriks organization) dianggap sebagai suatu bentuk organisasi proyek, plus organisasi fungsional dan nama-namanya digunakan dengan saling dapat dipertukarkan. Jadi, Organisasi matriks adalah organisasi proyek plus organisasi fungsional dan bukan hanya variasi dari organisasi proyek

Bentuk organisasi matriks ini akan sangat bermanfaat apabila :

1.  Kegiatan mempunyai waktu penyelesaian yang terbatas dan skedul waktu harus ditepati.

2.  Pengendalian biaya merupakan faktor kritis.

3.  Banyak keterampilan atau keahlian khusus yang membutuhkan koordinasi bagi penyelesaian proyek.

4.  Kegiatan-kegiatan yang dilakukan banyak yang baru dan belum dikenal para anggota tim proyek.

Organisasi Bentuk Bebas

           Tipe organsasi yang berhubungan erat dengan model-model proyek dan matrisk adalah struktur organisasi modern bentuk bebas, kadang-kadang disebut Naturalistik atau organik. Tipe-tipe bentuk bebas dapat dipandang sebagai perluasan pola Desentralisasi. Disamping itu, ada dua karakteristik umum tipe organisasi ini.

Sumber materi :

ymayowan.lecture.ub.ac.id/.../makalah-struktur-dan-desain-organisasi-ke...

http://rizkyfebriyanto.blogspot.co.id/2013/06/departementalisasi.html